عرض جميع الفواتير
- انتقل إلى الفوترة > الفواتير من الشريط الجانبي.
- استخدم عوامل التصفية أعلى الصفحة للعثور على الفواتير المطلوبة وإدارتها:
- الحالة — عرض الفواتير المسودة أو الصادرة أو المدفوعة أو المبطلة.
- العميل — عرض فواتير شركة أو عضو فردي محدد.
- تاريخ الإصدار — عرض الفواتير الصادرة ضمن نطاق زمني.
- تاريخ الإنشاء — عرض جميع الفواتير المنشأة ضمن نطاق زمني، بما فيها المسودات.
حل عامل تصفية الحالة صادرة محل الحالة السابقة غير مدفوعة، ولا يعرض إلا الفواتير غير المدفوعة.
إدارة الفواتير
اضغط على فاتورة في صفحة الفواتير للوصول سريعًا إلى الإجراءات المتاحة حسب حالتها:تظهر إشعارات مدفوعات الفواتير افتراضيًا في صفحة الإشعارات. وإذا لم ترها، فراجع إعدادات الإشعارات.
التعامل مع الفواتير غير المدفوعة
على الرغم من أتمتة RNTOR إعادة محاولات الدفع والتذكيرات، فقد تحتاج إلى معرفة العملاء الذين لديهم فواتير غير مدفوعة لمتابعتهم يدويًا.- استخدم عامل تصفية الحالة صادرة في صفحة الفواتير لعرض جميع الفواتير غير المدفوعة.
- راجع تاريخ الاستحقاق بجوار كل فاتورة لتحديد مواعيد الدفع والفواتير التي تحتاج إلى متابعة فورية.
- يشير اللون الأسود إلى أن الفاتورة ما تزال ضمن مهلة الدفع.
- يميز اللون الأحمر الفواتير المتأخرة.
- افتح الفاتورة واستخدم زر إعادة إرسال الفاتورة لتذكير العميل بالدفع.
- يتلقى العميل تذكيرًا تلقائيًا بالدفع عبر البريد الإلكتروني.
التعامل مع مدفوعات الفواتير الفاشلة
قد تفشل المدفوعات بسبب عدم كفاية الرصيد أو قيود بنك العميل أو مشكلات بوابة الدفع. لملاحظة حالات الفشل بسرعة والحد من المدفوعات الفائتة:- فعّل إعادة محاولات الدفع والتذكيرات تلقائيًا.
- فعّل إشعارات فشل المدفوعات من صفحة الحساب > الإشعارات.
- عند وصول إشعار بفشل دفع فاتورة، اضغط عليه لعرض التفاصيل.
- تواصل مع العميل عبر الدردشة لمساعدته على حل المشكلة.
- أعد إرسال الفاتورة إذا احتجت إلى تذكير إضافي بعد التذكيرين التلقائيين.
إضافة ملاحظات داخلية إلى الفواتير
يمكنك إضافة ملاحظات داخلية إلى أي فاتورة في أي وقت لحفظ السجلات والمتابعة. استخدمها في الفواتير المبطلة لأغراض التدقيق، أو لتحسين تعاون الفريق، أو لتحديد مصدر الدفع وتفاصيله عند تسجيل مدفوعات خارجية. انتقل إلى الفوترة > الفواتير، وافتح الفاتورة، ثم أدخل الملاحظة في حقل الملاحظة الداخلية. لا يراها سوى المسؤولين، وتُدرج أيضًا في تقرير الفواتير.