تسجيل الحضور

استخدم تسجيل الحضور (Check-ins) لمعرفة من وصل إلى موقعك ومتى غادر. يمكن ربط الحضور بحجز غرفة أو مكتب، أو تذكرة فعالية، أو زيارة، أو اشتراك عضو مؤهل. الحجز أو التذكرة يوضحان الموعد المخطط له، بينما يسجل الحضور الوصول الفعلي. لكل وصول جلسة حضور مستقلة؛ فإذا غادر الشخص ثم عاد وسجّل حضوره مجددًا، يظهر سجل جديد.

​

تفعيل تسجيل الحضور

1. اختر الموقع الذي تريد إدارته.
2. من القائمة بجانب اسم الموقع، افتح إعدادات الموقع > تسجيل الحضور (Check-ins).
3. فعّل مفتاح تسجيل الحضور.
4. فعّل أنواع الحضور التي تريد استخدامها.

لا يوجد مفتاح مستقل للزيارات ضمن إعدادات تسجيل الحضور. عندما يسجّل العضو زيارة، ينشئ Rntor رمز زيارة من ستة أرقام ويرسل إلى الزائر دعوة بالبريد الإلكتروني تتضمن الرمز. يظل تسجيل الزوار وReception متاحَين من خلال إعداداتهما الخاصة. إيقاف تسجيل الحضور يوقف أيضًا مفاتيح أنواع الحضور وتسجيل الانصراف التلقائي، ويعطّل إجراءاته باستخدام الرمز أو البحث بالاسم ويخفي الصفحة، مع الاحتفاظ بالسجلات السابقة. تظل إجراءات الزوار وتسجيل الموظفين للحضور من تذاكر الفعاليات الفردية متاحة من خلال أدواتها المنفصلة.

​

كيف يحصل المستخدمون على رمز للحجز أو تذكرة الفعالية أو الزيارة

يحصل كل شخص على رمز من ستة أرقام لحجزه المؤهل أو تذكرة حضوره للفعالية أو زيارته المسجّلة. يستخدم صاحب الحجز والمدعو رمزَين منفصلَين، ويظهر لكل منهما رمزه الخاص في البوابة. أما مضيفو الفعاليات، فيسجل الموظفون حضورهم من تذاكر المضيفين كما هو موضح أدناه. عند إعدادها، تتضمن رسائل التذكير ببداية الحجز المرسلة إلى صاحب الحجز، ورسائل تذكير حاضري الفعاليات، رمز المستلم نفسه بشرط تفعيل تسجيل الحضور والنوع المرتبط به. لا تتضمن رسائل التذكير بنهاية الحجز الرمز. تفعيل تسجيل الحضور لا يفعّل رسائل التذكير تلقائيًا. وتتضمن دعوة الزيارة المرسلة بالبريد الإلكتروني رمز الزائر. يجد الأعضاء رموزهم في بوابة الأعضاء أيضًا:

• تعرض بطاقات الحجوزات والفعاليات القادمة في الصفحة الرئيسية رمز الشخص عندما يكون متاحًا.

• افتح تفاصيل الحجز لعرض الرمز الخاص بصاحب الحجز أو المدعو. وافتح تذكرة الفعالية لعرض رمز الحضور إلى جانب رمز QR.

• يمكن للمضيف أو المسؤول المخوّل فتح الزيارة في صفحة الزوار للاطلاع على رمزها مجددًا.

إذا تعذّر تحميل الرمز في البوابة، اضغط إعادة المحاولة (Retry)، وتأكد من اختيار الموقع الصحيح. تُحسب هذه المواعيد وفق المنطقة الزمنية للموقع، بما يشمل التوقيت الصيفي والشتوي. لذلك يمكن أن تبدأ صلاحية زيارة موعدها 00:30 في الساعة 23:30 من اليوم السابق. تغيير الموعد يغيّر فترة صلاحية الرمز. الإلغاء يمنع تسجيل حضور جديد، وإزالة مدعو تلغي أهليته لاستخدام رمزه. لا تعيد هذه التغييرات كتابة أوقات الحضور المسجلة سابقًا. لا تصدر رموز حضور الحجوزات هذه للمكاتب الخاصة أو مواقف السيارات أو المعدات. وتُستثنى أيضًا الحجوزات المستوردة من Google Calendar.

​

كيف يحصل الأعضاء على رمز حضور شخصي

يستخدم الأعضاء رمزهم الشخصي لتسجيل الحضور المرتبط بالاشتراك دون الحاجة إلى حجز. يجب تفعيل تسجيل الحضور والاشتراكات معًا حتى يظهر الرمز الشخصي.

1. افتح العضوية (Membership) في بوابة الأعضاء.
2. ابحث عن بطاقة رمز الحضور (Check-in code).
3. استخدم الرمز في الموقع الصحيح أثناء وجود اشتراك شخصي أو اشتراك شركة نشط ومؤهل.

يمكن للموظفين المخوّلين الاطلاع على بطاقة رمز الحضور من ملف العضو أيضًا. ليس للرمز الشخصي نطاق ساعات مرتبط بحجز معين؛ فهو يعمل ما دام اشتراك العضو أو الشركة مؤهلًا. الاشتراكات التي لم تبدأ، أو انتهت، أو تأخر سدادها، أو أُوقفت لا تمنح هذه الأهلية. الرمز الشخصي مرتبط بالعضو في ذلك الموقع. إذا حُذف العضو بالكامل ثم أُعيدت دعوة الحساب نفسه إلى الموقع نفسه، يستعيد رمزه المحجوز. حذف العضو يوقف أهليته لتسجيل الحضور.

​

كيف يسجل المستخدمون حضورهم

يتطلب Reception إضافة Visitors وجهازًا لوحيًا مُعدًا للموقع. لتسجيل حضور زائر برمزه:

1. اضغط تسجيل الحضور (Check in).
2. أكّد أن لديك رمزًا.
3. أدخل الأرقام الستة الموجودة في دعوة الزيارة.
4. انتظر تأكيد تسجيل الحضور قبل مغادرة الشاشة.

يمكن للمضيف بعد ذلك تلقي إشعار وصول الزائر وفق إعدادات الإشعارات. لا يفتح الرمز جلسة حضور ثانية أثناء وجود جلسة مفتوحة للشخص نفسه. وبعد تسجيل الانصراف، يمكنه تسجيل الحضور مجددًا ما دام الرمز والأهلية صالحَين.

​

كيف يسجل المسؤولون حضور المستخدمين

يمكن للموظفين تسجيل الحضور من هنا دون جهاز Reception أو إضافة Visitors. يحتاج الموظف إلى صلاحية إدارة العملاء في الموقع المختار.

1. اختر الموقع الصحيح وافتح تسجيل الحضور (Check-ins).
2. اضغط تسجيل الحضور (Check in).
3. أدخل رمز الشخص المكوّن من ستة أرقام.
4. بعد إدخال الأرقام الستة، اضغط تسجيل الحضور (Check in).

لحضور الاشتراكات، يمكنك البحث بالاسم أيضًا:

1. في النافذة نفسها، اكتب اسم العضو في حقل البحث أعلى الرمز (Code).
2. اختر العضو المطابق لتسجيل وصوله.

تعرض النتائج الأعضاء الذين لديهم اشتراك شخصي أو اشتراك شركة نشط ومؤهل في الموقع المختار. إذا كان مفتاح الاشتراكات مغلقًا، فقد يظل العضو المؤهل ظاهرًا في البحث، لكن تسجيل حضوره بالاشتراك يظل محظورًا. فعّل إعدادات الموقع > تسجيل الحضور > الاشتراكات أولًا. البحث بالاسم مخصص للأعضاء المؤهلين عبر الاشتراكات. استخدم رمز الحجز لتسجيل حضور حجز غرفة أو مكتب.

​

رموز QR للتذاكر وتسجيل حضور المشاركين

تتضمن تذكرة الفعالية رمز QR ورمز حضور مستقلًا من ستة أرقام. تقبل صفحة تسجيل الحضور على الويب حاليًا الرمز المكوّن من ستة أرقام، ولا تحتوي على ماسح كاميرا داخل الصفحة. اطلب من الحاضر فتح تذكرته وقراءة رمز الحضور، أو افتح تذكرته من الفعالية كما هو موضح أدناه. عرض رمز QR أو مسحه وحده لا يؤكد تسجيل الحضور.

​

تسجيل حضور المشاركين من صفحة الفعالية

1. افتح التفاعل > الفعاليات (Engagement > Events) واختر الفعالية.
2. اختر الحاضر لفتح تذكرته.
3. اضغط تسجيل الحضور (Check in). يتغير زر التذكرة إلى تم تسجيل الحضور (Checked in) بعد تسجيل الوصول. يمكنك أيضًا اختيار … > تسجيل الحضور من صف الحاضر. تحتاج هذه الإجراءات إلى صلاحية إدارة الفعاليات.

لتسجيل حضور مضيف فعالية، استخدم تذكرة المضيف. يرتبط سجل الحضور بتلك التذكرة، ويمكن فتح مصدره من جدول تسجيل الحضور. توضح علامة الحضور في قائمة الحاضرين أن الوصول قد سُجل، وتظل ظاهرة بعد المغادرة. استخدم حالة السجل في صفحة تسجيل الحضور لمعرفة ما إذا كان الشخص موجودًا حاليًا.

​

تفعيل تسجيل الانصراف

يمكن للموظفين تسجيل المغادرة مباشرة من صفحة تسجيل الحضور. لإتاحة الانصراف الذاتي عبر Reception، افتح إعدادات الموقع > Reception وفعّل تسجيل الانصراف (Check out). يحتاج Reception إلى إضافة Visitors، ويجب إعداد الجهاز للموقع نفسه. هذا المفتاح لا يتحكم في تسجيل الموظفين للانصراف من صفحة تسجيل الحضور.

​

كيف يسجل المستخدمون انصرافهم

1. اضغط تسجيل الانصراف (Check out) على Reception.
2. أدخل الرمز نفسه الذي استخدمته عند الوصول.
3. انتظر تأكيد المغادرة.

تتوقف أنواع الحضور المدعومة على إصدار Reception المثبّت. إذا لم يكن الخيار متاحًا، اطلب من أحد الموظفين تسجيل المغادرة.

​

كيف يسجل المسؤولون انصراف المستخدمين

إذا لم يجد الشخص رمزه، يمكن للموظف تسجيل مغادرته من صف الحضور. إذا كانت لديك صلاحية إدارة العملاء في الموقع:

1. افتح تسجيل الحضور وابحث عن جلسة حضور الشخص المفتوحة.
2. افتح قائمة … في الصف واختر تسجيل الانصراف (Check out). يظهر هذا الإجراء للجلسات المفتوحة فقط.

يمكنك أيضًا استخدام إجراء تسجيل الانصراف أعلى الصفحة وإدخال رمز الشخص. تُسجل المغادرة على جلسة الحضور المحددة. العودة لاحقًا تبدأ جلسة مستقلة وتظهر في صف جديد.

​

تسجيل الانصراف تلقائيًا

فعّل تسجيل الانصراف التلقائي (Automatic check-out) من إعدادات الموقع > تسجيل الحضور لإغلاق الجلسات التي تظل مفتوحة ليلًا.

• الموعد المعتاد هو منتصف الليل وفق المنطقة الزمنية للموقع.
• إذا امتدت فترة عمل الموقع إلى ما بعد منتصف الليل، يُستخدم وقت انتهاء تلك الفترة. مثلًا، إذا انتهى العمل في 02:00، يُستخدم هذا الموعد.
• الإغلاق المعتاد أثناء النهار لا يقدّم موعد الانصراف التلقائي إلى ما قبل منتصف الليل.

يُحدد موعد الانصراف التلقائي عند تسجيل الوصول. تفعيل المفتاح لاحقًا لا يضيف موعدًا لجلسة مفتوحة بالفعل، وإيقافه لاحقًا لا يلغي موعدًا سبق تحديده. لا يحتاج تسجيل الانصراف التلقائي إلى جهاز Reception.

​

تتبع تسجيلات الحضور

افتح تسجيل الحضور لمراجعة سجلات الموقع المختار. تبدأ الصفحة بعرض كل التواريخ دون اختيار فلتر تاريخ. استخدم إضافة فلتر (Add filter) لتحديد السجلات المطلوبة: اضغط الفلتر المطبّق لتعديله، أو احذفه باستخدام ×. يمكنك الجمع بين أكثر من فلتر. يعرض الجدول المستخدم والنوع وتاريخ الحضور (Checked in Date) وتاريخ الانصراف (Checked out Date). تظهر الأوقات وفق المنطقة الزمنية للموقع.

• حاضر (Checked in) تعني أن جلسة الحضور مفتوحة.
• غادر (Checked out) تعني أن المغادرة سُجلت.
• المغادرة غير مسجّلة (Departure not recorded) تعني أن وقت المغادرة غير معروف، ولا تعني بالضرورة أن الشخص لا يزال موجودًا.

تظهر علامة مغادرة متأخرة (Late departure) عندما تكون المغادرة المسجلة بعد انتهاء فترة صلاحية الرمز الخاصة بجلسة الحضور. افتح رابط المستخدم أو مصدر الحضور للاطلاع على التفاصيل. يرتبط حضور مضيف الفعالية بتذكرة المضيف. الأشخاص الذين لم يصلوا لا تظهر لهم سجلات حضور؛ راجع الحجوزات أو الفعاليات أو الزوار لمعرفة القادمين المتوقعين. لتلقي إشعارات وصول الأعضاء ومغادرتهم، افتح الإعدادات > الإشعارات > تسجيل الحضور (Settings > Notifications > Check-ins) وفعّل Members checked in أو Members checked out. كلاهما مغلق افتراضيًا، ويجب تفعيل قناة البريد الإلكتروني أو الإشعارات الفورية المطلوبة أيضًا. يجب أن يظل المستلم موظفًا نشطًا لديه صلاحية العملاء في الموقع. تظل إشعارات الزوار ضمن خيارات Visitors، ولا يرسل الانصراف التلقائي إشعارات حضور الأعضاء هذه.

​

تصدير تقرير الحضور

1. افتح تسجيل الحضور في الموقع الصحيح.
2. طبّق الفلاتر التي تحدد السجلات المطلوبة.
3. افتح قائمة … أعلى الصفحة.
4. اختر Export CSV أو Export Excel (XLSX).

يشمل الملف جميع سجلات الحضور المطابقة للفلاتر، وليس الصفوف الظاهرة في الصفحة الحالية فقط. يتضمن نوع الحضور وحالته، وبيانات تواصل المستخدم، وبيانات مضيف الزيارة عند انطباقها، وفترة صلاحية الرمز، وأوقات الوصول والمغادرة المسجلة. يستخدم التصدير المنطقة الزمنية نفسها المعروضة في الجدول. للحصول على تقرير يومي، طبّق فلتر تاريخ الحضور قبل التنزيل؛ وترك الإعداد الافتراضي كما هو يشمل السجلات عبر كل التواريخ.