- تصحيح أخطاء إدخال البيانات أو الرسوم الزائدة.
- معالجة الخدمات الملغاة أو مشكلات المخزون.
- تطبيق خصومات متفق عليها بعد إصدار الفاتورة.
- تسجيل مبالغ زائدة دفعها العميل لتطبيقها على فواتير مستقبلية.
إصدار إشعار دائن
- يمكن للمسؤولين إصدار إشعار دائن لفاتورة حالتها غير مدفوعة أو مدفوعة.
- وتُنشأ الإشعارات الدائنة تلقائيًا من عمليات رد المدفوعات عند تفعيل الإشعارات الدائنة عند رد المدفوعات.
- انتقل إلى الفوترة > الفواتير، واستخدم عوامل التصفية للعثور على الفاتورة وفتحها.
- في قسم الإشعارات الدائنة، اضغط على إنشاء.
- اختر السبب وحدد تاريخ السريان.
- حدد عنصر الفاتورة الذي تريد إصدار الإشعار الدائن له.
- عدّل الكمية أو القيمة في حقل مبلغ الائتمان عند الحاجة.
- إذا كانت الفاتورة مدفوعة، فاختر طريقة معالجة المبلغ:
- رصيد العميل — إضافة المبلغ إلى الرصيد المالي الداخلي للعميل لتطبيقه على فواتيره القادمة.
- ائتمان خارج RNTOR — لعمليات الرد المنفذة خارجيًا، مثل النقد.
- رد إلى البطاقة — رد المبلغ إلى طريقة الدفع الأصلية.
يمكنك إضافة أكثر من خيار لتقسيم إجمالي مبلغ الائتمان بين وجهات مختلفة.وإذا كانت الفاتورة قد خضعت لرد سابق، فيمكنك اختيار عملية الرد القائمة وربطها بالإشعار الدائن.
- ملاحظة داخلية — أضف أي تعليق داخلي لحفظ السجلات.
يجب ألا يتجاوز مبلغ الإشعار الدائن إجمالي الفاتورة، ولا يمكن أن يكون سالبًا.
فهم إجماليات الإشعار الدائن
- إجمالي التسوية — إجمالي مبلغ الائتمان المطبق على الفاتورة.
- المبلغ الحالي المتبقي — رصيد الفاتورة قبل تطبيق الإشعار الدائن.
- المبلغ المعدّل المتبقي — رصيد الفاتورة المستحق بعد تطبيق الإشعار الدائن.
- المبلغ المراد إيداعه — إجمالي المبلغ المراد إيداعه، ويظهر في الفواتير المدفوعة فقط.
ظهور الإشعارات الدائنة في الفواتير
- الفواتير غير المدفوعة — يظهر الإشعار الدائن في ملف PDF ويخفض إجمالي الرصيد.
- الفواتير المدفوعة — لا يظهر الإشعار الدائن في ملف PDF.
- العرض داخل التطبيق — يستطيع المسؤولون والمستخدمون رؤية تفاصيل الإشعار الدائن عند فتح الفاتورة داخل RNTOR.
إشعار المستخدمين ودفع الفواتير المعدّلة
يتلقى المستخدم رسالة بريد إلكتروني وإشعارًا فوريًا عند إصدار إشعار دائن.- الفواتير غير المدفوعة — يستطيع المستخدم دفع الرصيد المتبقي بعد خفضه تلقائيًا بقيمة الإشعار الدائن.
- الفواتير المدفوعة — لا يمكن دفع مبلغ آخر لأن الفاتورة سُددت بالفعل.
انعكاس الإشعارات الدائنة في التحليلات
- استخدم تقرير الإشعارات الدائنة المخصص في التحليلات لعرض البيانات أو تصدير جميع الإشعارات دفعة واحدة.
- في تقرير الفواتير، تظهر الإشعارات الدائنة في عمودي التسوية قبل الدفع والتسوية بعد الدفع.
- لا تُنشأ معاملات للإشعارات الدائنة ولا تظهر في تقرير المعاملات. وتُسجل فقط معاملات الجزء النهائي المدفوع من الفاتورة.
إبطال إشعار دائن
لا يمكنك إبطال إشعار دائن إلا إذا ظلت الفاتورة المرتبط بها بحالة غير مدفوعة. افتح الإشعار، واضغط على قائمة (…) أعلى الصفحة، ثم إبطال. بعد الإبطال، تتغير حالة الإشعار الدائن إلى مبطل، ويُحدّث المبلغ المستحق في الفاتورة.
الأسئلة الشائعة
هل تنطبق الضرائب والقسائم على الإشعارات الدائنة؟
هل تنطبق الضرائب والقسائم على الإشعارات الدائنة؟
إذا تضمنت الفاتورة الأصلية قسيمة أو ضريبة، فيعكس الإشعار الدائن هذه المبالغ بالتناسب. ويضمن ذلك دقة السجلات المالية وأن يمثل الإشعار القيمة الصحيحة المستحقة.