إدارة الحجوزات

يمكن للمسؤولين إنشاء الحجوزات للعملاء أو لأنفسهم وتعديلها وإلغاؤها من بوابة المسؤول.

​

إنشاء حجز

1. افتح صفحة المورد المعني: الغرف أو المكاتب أو المكاتب الخاصة أو مواقف السيارات أو المعدات.
2. ابدأ إنشاء حجز.
3. اختر التاريخ والوقت وعدد المقاعد. ويمكنك إضافة عنوان أو ملاحظة أو تطبيق خصم قسيمة.
4. اختر العميل في حقل صاحب الحجز.
5. اختر طريقة الدفع لتحصيل قيمة الحجز من العميل.
6. إذا كنت تحجز لعميل آخر أو تضيف مدعوين، فاختر ما إذا كنت تريد إرسال إشعار لهم بالحجز.

​

إنشاء حجز متكرر

إذا احتاج العميل إلى حجز المورد نفسه وفق جدول متكرر، مثل كل جمعة من 3:00 عصرًا حتى 6:00 مساءً، يمكنك إنشاء حجز متكرر نيابةً عنه:

1. ابدأ إنشاء الحجز.
2. من إعدادات التكرار، اختر أحد أنماط التكرار المقترحة، أو اختر مخصص لتحديد نمطك.
3. في حقل انتهاء التكرار، اختر:
   • في تاريخ لتحديد تاريخ آخر حجز.
   • أبدًا لإنشاء تكرار مفتوح.
   • في التكرار المخصص، يمكنك أيضًا اختيار بعد عدد من التكرارات لتحديد عدد الحجوزات.
4. اختر العميل في حقل صاحب الحجز.

​

تعديل حجز

لتعديل الحجز، يتبع المستخدم أو المسؤول الخطوات التالية:

1. افتح الحجز من صفحة الموارد أو الحجوزات أو ملف العميل.
2. اضغط (…) أعلى الصفحة > تعديل.
3. طبّق التغييرات واحفظها. وإذا كان الحجز لعميل آخر أو يتضمن مدعوين، فاختر ما إذا كنت تريد إشعارهم بالتغيير.

تختلف صلاحيات تعديل الحجز بين المستخدمين والمسؤولين.

​

تعديل المستخدمين للحجوزات

​

تعديل المسؤولين للحجوزات

ملاحظات

• إذا أنشأ مسؤول الحجز نيابةً عن مستخدم، فلا يستطيع المستخدم تعديله بصرف النظر عن طريقة الدفع.
• يستطيع المستخدمون والمسؤولون تعديل عنوان الحجز وملاحظته والمدعوين في أي وقت، قبل الحجز أو خلاله أو بعده.
• يؤدي كل تعديل للحجز إلى إنشاء معاملة مستقلة لمعالجة الرسوم الإضافية أو المبالغ المستردة، ما يسهّل تدقيق سجل الحجز وتكاليفه المرتبطة.
• عند تعديل حجز متكرر أو إلغائه، يستطيع المسؤول تطبيق التغيير على هذا التكرار فقط أو على هذا التكرار وما بعده.

​

تتبع الحجوزات

يمكنك تتبع جميع الحجوزات بعدة طرق:

• فعّل إشعارات المسؤول لتلقي تنبيه عند إنشاء حجز أو إلغائه.
• انتقل إلى الموارد > الحجوزات لرؤية قائمة موحدة بكل حجوزات الموارد.
  • صفِّ حسب التاريخ لرؤية الحجوزات في تاريخ محدد أو قبله أو بعده.
  • صفِّ الحجوزات حسب الحالة.
  • صفِّ حسب نوع المورد، مثل الغرف أو المكاتب أو المكاتب الخاصة أو مواقف السيارات أو المعدات.
  • صفِّ حسب مورد محدد لرؤية حجوزاته فقط.
  • صفِّ حسب المستخدم لرؤية حجوزات عميل محدد.

​

حالات الحجز

• لتتبع حجوزات نوع محدد من الموارد، افتح صفحته ثم صفِّ حسب التاريخ لرؤية حجوزات اليوم أو أي يوم:
  • الغرف: الموارد > الغرف > التقويم.
  • المكاتب: الموارد > المكاتب > الحجوزات.
  • المكاتب الخاصة: الموارد > المكاتب الخاصة > الحجوزات.
  • مواقف السيارات: الموارد > مواقف السيارات > الحجوزات.
  • المعدات: الموارد > المعدات > الخط الزمني.

​

ألوان الحجوزات

في تقويم الغرف، توضح الألوان والأنماط نوع المستخدم وحالة الحجز:

• أزرق — حجز أنشأه مسؤول.
• أخضر — حجز عضو.
• أصفر — حجز غير عضو.
• إطار فقط مع خلفية شفافة — حجز حالته مبدئية.

• اضغط أي حجز لرؤية تفاصيله.

​

إلغاء حجز

لإلغاء حجز:

1. افتح الحجز من صفحة الموارد أو الحجوزات أو ملف العميل.
2. اضغط (…) أعلى الصفحة > إلغاء.

يمكن إلغاء الحجوزات في أي وقت، لكن رد المبلغ يعتمد على سياسة إعادة الجدولة للمورد وطريقة الدفع. الأسئلة الشائعة

كيف أتحقق من جدول حجز متكرر؟

عند فتح حجز ضمن سلسلة متكررة، تظهر تفاصيل تكراره:

هل يمكنني حجز مكتب خاص؟

صُممت موارد المكاتب الخاصة أساسًا لتعيينات الإيجار طويل الأجل، لكن الحجز قصير الأجل ممكن في حالات معينة:

• المكاتب المعيّنة — إذا عُيّن المكتب بالكامل لعميل، يستطيع العضو أو الشركة حجزه مجانًا على أساس يومي، كما في المكتب الهجين الذي يحجز أعضاء الشركة مقاعده يوميًا.
• المكاتب غير المعيّنة — إذا لم يكن المكتب معيّنًا، يستطيع المسؤول حجزه يدويًا لأي عميل مهتم.
  • تكون حجوزات المكاتب الخاصة ليوم كامل فقط، ولا يتوفر الحجز بالساعة.
  • تستخدم حجوزات المكاتب الخاصة دائمًا طريقة الدفع مجاني، ويمكن إصدار فاتورة مستقلة للعميل مقابل الاستخدام عند الحاجة.
  • لا يستطيع العملاء حجز مكتب غير معيّن ليوم واحد؛ يمكنهم فقط الاشتراك في إيجار طويل الأجل. أما المسؤول فيستطيع إنشاء حجز يومي لهم عند الطلب.

لا يستطيع عميلي حجز مكتب باستخدام تصاريح اليوم

قد لا يكون نوع المكتب مكتبًا مرنًا، أو قد يكون خيار تصاريح اليوم معطّلًا في إعداداته. للسماح بالحجز بتصاريح اليوم:

1. انتقل إلى الموارد > المكاتب.
2. ابدأ تعديل المكتب المطلوب.
3. تأكد من أن نوعه مكتب مرن؛ فهذا النوع وحده يقبل تصاريح اليوم.
4. تأكد من تفعيل مفتاح تصاريح اليوم.

لماذا يظهر الخطأ «يوجد حجز آخر في الوقت نفسه» عند جدولة حجز متكرر؟

يعني الخطأ أن هناك حجزًا موجودًا بالفعل للمورد نفسه وفي الوقت نفسه في تاريخ واحد أو أكثر من السلسلة. لمعرفة الحجز المتعارض، انتقل إلى التحليلات، وأنشئ تقرير الحجوزات، ثم صفِّه حسب المورد المحدد. سيعرض ذلك كل الحجوزات القائمة لهذا المورد لتحديد الحجز المتداخل مع السلسلة.